Wat er mogelijk is

Een aanvraag komt binnen via het contactformulier en belandt in een gedeelde mailbox. Wie hem oppakt hangt af van wie er kijkt. Soms duurt het twee dagen.

De aanvraag wordt automatisch geregistreerd, gecontroleerd op ontbrekende gegevens, bij de juiste persoon neergelegd en de klant krijgt direct een bevestiging met een verwachte reactietijd.

Sneller reageren dan je concurrent, en geen aanvragen meer die tussen wal en schip vallen.

Een bestelling komt binnen in de webshop en wordt met de hand overgetypt in de planning en nog een keer in de boekhouding.

De bestelling maakt zichzelf aan in beide systemen, met controle of alle gegevens kloppen. Klopt er iets niet, dan komt er een melding in plaats van een foute order.

Uren per week terug, en geen typefouten meer die verderop in het proces geld kosten.

Iemand opent elke factuur, leest de bedragen, controleert of ze kloppen met de bestelling en tikt ze over in de boekhouding.

De factuur wordt automatisch uitgelezen, vergeleken met de bestelling en klaargezet ter goedkeuring. Alleen de afwijkingen krijg je te zien.

Je kijkt alleen nog naar wat niet klopt, in plaats van naar alles.

Elke maand een halve dag gegevens uit drie systemen halen, in een spreadsheet plakken en er een overzicht van maken.

De cijfers verzamelen zichzelf en het overzicht staat op de eerste van de maand klaar in je mailbox, altijd op dezelfde manier opgemaakt.

Een halve dag per maand terug, en cijfers die je echt gebruikt omdat ze er op tijd zijn.

Een offerte gaat de deur uit en verdwijnt uit beeld. Nabellen gebeurt als iemand eraan denkt, wat vaak niet gebeurt.

Het systeem houdt bij welke offertes openstaan en hoe lang. Na een vast aantal dagen krijg je een seintje, of gaat er automatisch een vriendelijke herinnering uit.

Omzet die je anders was misgelopen, zonder dat het aan iemands geheugen hangt.

Monteurs schrijven uren en materiaal op papier of in een appje. Op kantoor wordt dat overgetypt, en aan het eind van de maand ontbreken er bonnen.

Invoeren gaat via een eenvoudig formulier op de telefoon en komt direct in de administratie terecht, klaar om te factureren.

Sneller factureren, minder discussie achteraf en geen kwijtgeraakte bonnen meer.

Bijbestellen gebeurt op gevoel of als iemand ziet dat het schap leeg is.

Het systeem houdt de standen bij, waarschuwt op tijd en kan de bestelaanvraag alvast klaarzetten.

Minder nee verkopen, en minder geld dat in overbodige voorraad vastzit.

Dezelfde vragen van klanten of collega's, waar elke keer iemand het antwoord voor moet opzoeken.

Een assistent die antwoord geeft op basis van jouw eigen documenten en handleidingen, met verwijzing naar de bron zodat het te controleren is.

Minder onderbrekingen, en kennis die niet meer in één hoofd zit.